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Déclaration de confidentialité

Table des matières

Article 1 – Principes généraux
Article 2 – Champ d'application de la déclaration de confidentialité
Article 3 – Accès public et anonyme
Article 4 – Transfert volontaire d'informations
Article 5 - Utilisation d'informations de contact
Article 6 – Sécurité et confidentialité
Article 7 – Légalité, transparence et finalité
Article 8 – Proportionnalité
Article 9 – Droit d'accès et de rectification
Article 10 – Responsabilité de l'utilisateur
Article 11 – Transfert à des tiers
Article 12 – Publicité de l'administration
Article 13 – Adaptations à la déclaration de confidentialité

Article 1 – Principes généraux

La protection de votre vie privée est de la plus haute importance pour l’administration communale. La présente déclaration de confidentialité décrit quelles mesures sont prises pour la protection de votre vie privée lors de l’utilisation des services organisés par l’administration communale et quels droits vous avez en tant qu’utilisateur de ces services.

Toutes les données à caractère personnel (c’est-à-dire les données permettant de vous identifier directement ou indirectement) que vous confiez à l’administration communale sont traitées avec le soin nécessaire. Cela implique que tous les traitements de ces données à caractère personnel se font conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et, dès le 25 mai 2018, au règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Vous êtes invité(e) à parcourir attentivement la présente déclaration de confidentialité et à prendreconnaissance de son contenu.

Article 2 – Champ d’application de la déclaration de confidentialité

La déclaration de confidentialité s’applique à tous les services organisés par l’administration communale, dont les services électroniques accessibles à partir du site web de l’administration communale.

Dans ce cadre, nous vous remercions de tenir compte du fait que le site web de l’administration communale peut comporter des liens vers d’autres sites web d’autorités, d’instances ou d’organisations sur lesquels l’administration communale n’exerce aucun contrôle technique ou relatif au contenu. L’administration communale ne peut dès lors offrir aucune garantie sur la politique en matière de vie privée de ces sites web. L’administration communale n’accepte donc aucune responsabilité en cas de dommages directs ou indirects découlant de la consultation ou de l’utilisation de ces sites web externes. Le cas-échéant, nous vous conseillons de prendre connaissance de la politique en matière de vie privée de ces sites web.

Article 3 – Accès public et anonyme

L’administration communale utilise différents niveaux de sécurisation pour les différents services qu’elle offre. Le niveau le plus faible se compose de services offerts sur base publique et anonyme.

Pour les services offerts sur base publique et anonyme (c’est-à-dire sans procédure d’enregistrement préalable ou sans transfert ultérieur de données), seul un nombre limité de données peuvent être recueillies. Il s’agit de données découlant de l’utilisation de cookies et de la journalisation.

Les cookies sont des petits fichiers d’informations qui sont enregistrés automatiquement sur le disque dur de votre ordinateur quand vous visitez un site, et qui comprennent un numéro d’identification unique. Ces cookies permettent de simplifier l’accès au site ainsi que la navigation, et accroissent la vitesse et l’efficacité d’utilisation de ces derniers. Ils peuvent aussi être utilisés pour individualiser le site selon vos préférences personnelles. Les cookies permettent également d’analyser l’utilisation d’un site pour identifier et supprimer d’éventuels embarras.

La configuration de la plupart des navigateurs vous permet d’accepter ou de refuser des cookies, et de vous signaler à chaque fois quand un cookie est utilisé. Libre à vous de refuser ces cookies, bien que cela puisse nuire à la navigation optimale et à la fonctionnalité des services sur le site. Veuillez consulter la fonction d’aide de votre navigateur pour plus d’informations.

Les cookies attribués sont automatiquement effacés à la fin d’une session d’utilisation.

Par ailleurs, toute utilisation que vous faites des services électroniques proposés par l’administration communale peut être journalisée. Cela signifie que les données suivantes peuvent être collectées :

  • l’adresse IP qui vous a été attribuée au moment de la connexion
  • les date et heure d’accès aux services en ligne proposés par l’administration
  • les pages éventuellement consultées pendant un certain temps
  • le navigateur éventuellement utilisé
  • la plate-forme et/ou le système d'exploitation installé(e) sur votre ordinateur
  • le moteur de recherche et les mots-clés utilisés pour trouver le site du service
  • les fichiers téléchargés
  • le site par lequel vous êtes arrivé

Ces données ne seront traitées que pour connaître le nombre d’utilisateurs des différentes sections des services et pour améliorer le contenu des services.

Elles ne seront jamais utilisées pour établir unprofil du citoyen.

Article 4 – Transfert volontaire d’informations

Pour pouvoir utiliser certains services électroniques avec un niveau de sécurisation supérieur, vous serez invité à communiquer certaines données à caractère personnel à l’administration communale. A cette fin, seules les données nécessaires pour pouvoir fournir un service de haute qualité seront demandées.

Les services offerts avec un niveau de sécurité supérieur posent une série d’exigences typiques relatives à votre identification et votre connexion.
Selon le niveau de sécurité, on vous demandera de transmettre une série de données en vue de votre inscription, identification et connexion.

Cela permet l’attribution d’un identifiant afin que les services de l’administration communale puissent vous identifier correctement lors de l’utilisation des services électroniques.

Pour ce faire, vous pourrez éventuellement aussi utiliser votre carte d'identité électronique qui est pourvue d’un certificat d’identité.

Article 5 – Utilisation d’informations de contact

Pour pouvoir utiliser les services, on vous demandera parfois vos informations de contact (comme l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou le numéro de fax). Ces données ne seront traitées par l’administration communale qu’afin d’assurer le bon fonctionnement des services.

Ces informations de contact ne seront en aucun cas utilisées à des fins publicitaires ou transférées à des tiers. Les institutions chargées de remplir un service public ou de défendre une tâche d’intérêt général sur la base d’une mission de l’administration, indépendamment de leur forme juridique, ne sont pas considérées comme des tiers au sens du présent article s’ils sont directement ou indirectement impliqués dans la fourniture des services auxquels s’applique la présente déclaration de confidentialité.

Ces données seront traitées de manière confidentielle, conformément à la législation relative à la protection de la vie privée.

Si vous contactez l’administration communale par e-mail, notamment pour obtenir des renseignements, l’administration obtient automatiquement certaines données à caractère personnel. Ces données seront utilisées pour répondre à votre message. Elles peuvent aussi être enregistrées dans une base de données d’utilisateurs, à laquelle s’appliquent les dispositions de la loi relative à la protection de la vie privée. Vous avez le droit de consulter vos données, de les modifier ou de les faire supprimer.

Article 6 – Sécurité et confidentialité

L’administration communale entreprend toutes les démarches nécessaires pour garantir la sécurisation de vos données à caractère personnel. Pour veiller à ce que vos données soient protégées contre, notamment, l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la perte ou des modifications non autorisées, l’administration utilise des mesures techniques ou organisationnelles appropriées. Tant sur le plan physique qu’électronique et organisationnel, les mesures nécessaires sont prises pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Article 7 – Légalité, transparence et finalité

L’administration communale respecte les principes relatifs au traitement des données à caractère personnel et la licéité des traitements repris aux articles 5 et 6 du règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

  • Selon ces principes relatifs au traitement des données à caractère personnel, les données à caractère personnel sont :

- traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée ;
- collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
- adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
- exactes et, si nécessaire, tenues à jour ; les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder;
- conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
- traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées. 

  • Le traitement de données à caractère personnel n’est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :

- la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
- le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
- le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle l’administration communale est soumise ;
- le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique ;
- le traitement est nécessaire à l’exécution des missions de l’administration communale, relatives à l’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique;
- le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

Article 8 – Proportionnalité

L’administration communale veille à ce que les données à caractère personnel collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives, compte tenu de la finalité du traitement y relatif. En conséquence, les données à caractère personnel ne sont pas conservées pendant une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement, à moins que la conservation des données ne soit imposée par la législation.

Article 9 – Droit d’accès et de rectification

Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel traitées par l’administration communale et de les rectifier le cas-échéant.

Pour exercer ces droits, vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données de l’administration communale (081/810.161 – info@eghezee.be). Vous obtiendrez les renseignements nécessaires pour obtenir des informations sur :

  • vos données à caractère personnel traitées par l’administration communale 
  • l’origine de ces données
  • les finalités des traitements relatifs à ces données
  • les destinataires auxquels les données à caractère personnel peuvent être fournies
  • la logique à la base d’éventuels traitements automatisés de ces données à caractère personnel si ces traitements ont des conséquences juridiques pour vous ou s’ils vous affectent autrement de manière significative
  • les démarches que vous pouvez entreprendre pour corriger ou compléter des données éventuellement incorrectes ou incomplètes
  • la possibilité d’éventuellement s’opposer au traitement, lorsque vous disposez de ce droit. C’est seulement le cas lorsque le traitement n’est pas nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle l’administration communale est soumise, et lorsque vous avez des raisons sérieuses et légitimes de vous opposer en ce qui concerne votre situation particulière

Article 10 – Responsabilité de l’utilisateur

Bien que l’administration communale fasse tous les efforts possibles pour protéger votre vie privée, une protection effective n’est possible que si vous prenez aussi vous-même les mesures nécessaires pour préserver votre vie privée.

Concernant l’utilisation des services organisés par l’administration communale, vous êtes tenu de:

  • fournir des informations complètes, précises, véridiques et non-mensongères
  • veiller dûment à la confidentialité d’éventuelles données d’utilisateur (comme un mot de passe), afin que ces données ne restent accessibles qu’à vous. Ces données sont strictement personnelles et non transmissibles
  • transmettre des informations de contact valables et utilisables afin que vous puissiez être contacté dans un délai raisonnable et de façon raisonnablement confidentielle

Article 11 – Transfert à des tiers

Vos données à caractère personnel ne sont pas mises à la disposition de tiers sauf lorsqu’un tel transfert est imposé par la législation. Les institutions chargées de fournir un service public ou de remplir une tâche d’intérêt général sur la base d’une mission de l’administration, indépendamment de leur forme juridique, ne sont pas considérées comme des tiers au sens du présent article quand la collaboration avec ces institutions est indispensable pour la mise en œuvrecorrecte des services à fournir.

Vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées à des fins publicitaires ni transférées à des tiers qui utiliseraient ces données à de telles fins.

Vos données à caractère personnel ne sont pas traitées par une institution ou une entreprise établie en dehors de l’Union européenne.

Article 12 – Publicité de l’administration

En vertu du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, l’administration communale est tenue de donner accès aux documents administratifs dont elles disposent, excepté pour certains motifs. Cela signifie qu’en principe, tout citoyen a le droit de consulter des documents administratifs de l’administration communale et d’en recevoir une copie.

Pour les documents administratifs à caractère personnel (à savoir des documents comportant une appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, ou la description d'un comportement dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette personne), ce droit à la publicité ne s’applique cependant que lorsque le demandeur justifie d’un intérêt personnel, légitime, actuel, direct et certain.

Les demandes d’accès à de tels documents administratifs peuvent être adressées à l’administration communale. Cette autorité peut refuser la demande, notamment lorsqu’elle est tenue à une obligation légale de secret, ou lorsqu’elle juge que la publication du document administratif porte préjudice à la vie privée de la personne concernée, à moins que cette dernière ait donné son accord concernant la consultation du document, les explications y relatives ou sa communication sous forme de copie. Si l’administration communale ne peut répondre immédiatement à une demande de publicité, ou qu’elle la rejette, elle informe le demandeur, dans un délai de trente jours suivant la réception de la demande, des raisons du report ou du rejet. En cas de report, le délai ne peut jamais être prolongé de plus de quinze jours.

Ces règles ne s’appliquent pas à d’autres niveaux de pouvoirs. En effet, à d’autres niveaux de pouvoir,  comme les communautés, les régions et l’état fédéral, d’autres règles juridiques peuvent s’appliquer. Si une autorité à un autre niveau de pouvoir dispose d’informations que vous voulez obtenir, il est préférable que vous vérifiez quelles règles s’appliquent à ce niveau concernant la publicité de l’administration.

Les informations traitées peuvent, après un certain temps, aussi être déposées volontairement aux Archives du Royaume, si ces informations ne sont plus utiles pour l’administration. Après ce dépôt, les informations sont en principe publiques. Dans ce cas aussi, l’accès aux archives reste soumis à la législation relative à la publicité de l’administration. L’accès peut donc notamment être refusé si l’archiviste du Royaume juge qu’il est tenu à une obligation légale de secret, ou lorsque la publication du document administratif porte préjudice à la vie privée de la personne concernée, à moins que cette dernière ait donné son accord concernant la consultation du document, les explications y relatives ou sa communication sous forme de copie.

Ces archives peuvent être enregistrées pour une durée illimitée aux Archives du Royaume, et ne peuvent être détruites qu’avec l’autorisation de l’autorité qui a transmis les documents.

Article 13 – Adaptations à la déclaration de confidentialité

Des adaptations futures de la présente déclaration de confidentialité ne sont pas à exclure. Nous vous demandons dès lors de relire de temps en temps la déclaration de confidentialité pour rester au courant de ces adaptations.

 


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